Excel 365 en el examen: funciones, referencias y errores que debes dominar

Un libro de Excel contiene hojas y cada hoja se divide en celdas. Por defecto, Excel usa el estilo de referencia A1: las columnas se nombran con letras, de la A a la XFD (16.384 columnas en total), y las filas con números, del 1 al 1.048.576. Para hacer referencia a una celda se escribe la letra de la columna seguida del número de fila: B2 es la celda situada en la intersección de la columna B y la fila 2.

Las fórmulas de Excel siempre empiezan por el signo igual. El procedimiento básico que describe Microsoft es este:

1. Selecciona una celda y escribe =.
2. Selecciona otra celda o escribe su dirección.
3. Escribe un operador, por ejemplo - para restar.
4. Selecciona la celda siguiente o escribe su dirección.
5. Pulsa Entrar: el resultado aparece en la celda y la fórmula queda visible en la barra de fórmulas cuando seleccionas esa celda.

Una fórmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes. Una constante es un valor que no se calcula, como el número 210 o el texto «Ganancias trimestrales». Microsoft recomienda, en general, escribir las constantes en celdas individuales y referirse a esas celdas en la fórmula, para poder cambiarlas sin reescribirla.

Cuando una fórmula combina varios operadores, Excel respeta una prioridad. Si dos operadores tienen la misma, los evalúa de izquierda a derecha.

Es una de las cuestiones más fáciles de preguntar y más fáciles de confundir. Según la ayuda de Microsoft:

• Relativa (A1): se ajusta cuando copias o rellenas la fórmula. Es lo que usan por defecto las fórmulas nuevas. Si copias =A1 de la celda B2 a la B3, pasa a ser =A2.
• Absoluta ($A$1): no cambia al copiar. Si copias =$A$1 de la celda B2 a la B3, sigue siendo =$A$1.
• Mixta: fija solo una parte. $A1 fija la columna y A$1 fija la fila.

Para cambiar el tipo de referencia, selecciona la celda con la fórmula, selecciona en la barra de fórmulas la referencia que quieras cambiar y pulsa F4 para ir pasando de un tipo a otro.

Son las funciones de resumen más habituales. Todas admiten números sueltos, referencias de celda y rangos, y la ayuda indica que aceptan hasta 255 argumentos. Lo que cambia es cómo tratan el texto, las celdas vacías y los errores, y ahí suele estar el matiz.

CONTAR.SI cuenta las celdas de un rango que cumplen un criterio. Su sintaxis es CONTAR.SI(rango; criterios). El criterio puede ser un número como 32, una comparación como ">32", una celda como B4 o una palabra como «manzanas». Solo admite un criterio; para usar varios, la ayuda remite a CONTAR.SI.CONJUNTO.

Reglas que conviene memorizar, todas de la ayuda de Microsoft:

• Los criterios de texto y las comparaciones van entre comillas. Si olvidas las comillas, la función puede no devolver el valor esperado.
• No distingue mayúsculas de minúsculas.
• El signo ? sustituye a un carácter cualquiera y el asterisco * a cualquier secuencia de caracteres.
• Para combinar un operador con el valor de una celda se usa &, por ejemplo "<>"&B4.

SI es una función lógica: devuelve un valor si una condición es verdadera y otro si es falsa. Su sintaxis es SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso]). Los dos últimos argumentos son los resultados posibles; el tercero es opcional.

Ejemplos de la ayuda de Microsoft:

• =SI(C2="Sí";1;2) devuelve 1 si C2 contiene «Sí» y 2 en caso contrario.
• =SI(C2>B2;"Presupuesto excedido";"Dentro de presupuesto") devuelve texto.
• =SI(C2>B2;C2-B2;0) devuelve un cálculo en lugar de texto.

Si usas texto dentro de una fórmula, va entre comillas; la única excepción son VERDADERO y FALSO, que Excel entiende por sí solo. Si faltan los argumentos de resultado, la celda muestra 0. La ayuda indica también que se pueden anidar varias funciones SI para hacer varias comparaciones.

Las dos funciones buscan un valor en una tabla y devuelven un dato de la misma fila.

BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]). Cuatro piezas:

• El valor que buscas, que debe estar siempre en la primera columna del rango.
• El rango donde buscar, que también debe incluir la columna del valor que quieres recuperar.
• El número de columna del rango que contiene el valor devuelto, contando como 1 la columna situada más a la izquierda.
• Opcionalmente, VERDADERO para coincidencia aproximada o FALSO para coincidencia exacta. Si no escribes nada, el valor predeterminado es VERDADERO, es decir, aproximada, y entonces la primera columna debe estar ordenada.

Un ejemplo de la ayuda: =BUSCARV("Fontana";B2:E7;2;FALSO) busca «Fontana» en la primera columna del rango B2:E7 y devuelve el dato de la segunda columna. Los errores típicos: #N/A cuando no se encuentra el valor exacto (o, con coincidencia aproximada, cuando el valor buscado es menor que el más pequeño de la primera columna) y #¡REF! cuando el indicador de columna es mayor que el número de columnas del rango.

BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]). Busca en una columna y devuelve el resultado de la misma fila en otra columna, esté a la izquierda o a la derecha. La ayuda de BUSCARV la recomienda como versión mejorada, que devuelve coincidencias exactas de forma predeterminada. Y Microsoft aclara que BUSCARX no está disponible en Excel 2016 ni en Excel 2019, algo que no afecta a Microsoft 365, la versión que cita la convocatoria.

La ayuda de Microsoft («Detectar errores de fórmula en Excel») lista estos valores de error y cuándo aparece cada uno.

Una forma eficaz de comprobar que dominas lo anterior es hacerte las preguntas que la ayuda ya responde:

1. ¿Qué devuelve =CONTAR.SI(B2:B5;">55") con los valores 32, 54, 75 y 86? Dos celdas cumplen el criterio: 75 y 86.
2. Si copias =A1 de B2 a B3, ¿qué fórmula queda? =A2. ¿Y con =$A$1? Sigue siendo =$A$1.
3. ¿Qué devuelve BUSCARV con coincidencia exacta si el valor no está en la primera columna? #N/A.
4. ¿Por qué =A1+B1+C1 puede dar #¡VALOR! y =SUMA(A1:C1) no? Porque SUMA ignora el texto.

Cuando quieras practicar con el formato real del ejercicio, tienes los tests y los simulacros de Auxiliar (C2) y de Administrativo (C1). Para completar el bloque de ofimática, mira también las guías de Word, de Access y de Windows 11. El acceso completo se explica en precios.

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