Access 365 en el examen: tablas, consultas, formularios e informes

Según la ayuda de Microsoft, las tablas son los objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas se conserva toda la información. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas): el registro contiene los datos de un empleado o producto concreto, el campo contiene un aspecto del tema (el nombre, el correo electrónico) y el valor de campo es el dato de un registro en un campo.

Cada campo tiene un tipo de datos, que indica qué guarda y determina qué otras propiedades tiene. Se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel de propiedades del campo, y hay que fijarlo al crear el campo. Si creas un campo escribiendo datos en una columna nueva de la vista Hoja de datos, Access le asigna un tipo según lo que escribes (por ejemplo, Texto corto para «John», Hipervínculo para una dirección web o Número para «1») y, si no puede deducirlo, usa Texto.

Una clave principal es un campo, o un conjunto de campos, con valores únicos en una tabla. Cada tabla solo puede tener una. Para definirla, abre la tabla en la vista Diseño, selecciona el campo o los campos y elige Clave principal en la cinta. Access crea automáticamente un índice para ella y comprueba que cada registro tiene un valor, siempre distinto, en ese campo. Si creas una tabla en la vista Hoja de datos, Access añade por su cuenta un campo Id. de tipo Autonumeración como clave.

Una buena clave principal identifica inequívocamente cada fila, nunca está vacía ni es nula y sus valores no cambian (o lo hacen lo menos posible). Por eso un campo Autonumeración suele ser una buena opción. La ayuda pone ejemplos de claves incorrectas en una tabla de contactos: el nombre (puede no ser único y cambiar), el teléfono o el correo electrónico (probablemente cambien) y el código postal (más de una persona puede compartirlo).

Cuando una clave está formada por dos o más campos se llama clave compuesta; el ejemplo de la ayuda es una tabla de detalles de pedido con el identificador de pedido y el de producto. En otra tabla, el campo que contiene los valores de la clave principal de la primera se llama clave externa. Ejemplo: Id. de cliente es la clave principal de Clientes y una clave externa en Pedidos.

Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que tienen en común. Gracias a ella, Access sabe cómo combinar los datos de las tablas en consultas, formularios e informes. Los campos comunes no tienen que llamarse igual, pero sí tener el mismo tipo de datos; si la clave principal es Autonumeración, la clave externa puede ser de tipo Número si el Tamaño del campo coincide.

Hay tres tipos. En una relación de uno a varios, un cliente puede tener muchos pedidos: la clave principal del lado «uno» se añade como clave externa al lado «varios». En una de varios a varios, un pedido incluye muchos productos y un producto aparece en muchos pedidos: se resuelve con una tercera tabla, la tabla de unión, que la divide en dos relaciones de uno a varios. En una relación de uno a uno, cada registro de la primera tabla solo tiene un coincidente en la segunda; es poco frecuente, porque esa información suele guardarse en la misma tabla.

Una consulta permite ver, agregar, eliminar o cambiar datos, encontrar datos concretos con criterios y calcular o resumir datos. Una consulta de selección no almacena datos: muestra los almacenados en tablas u otras consultas, y al guardarla no se guarda una copia de los datos. La ayuda distingue dos grandes familias: consultas de selección (recuperan datos o hacen cálculos) y consultas de acción (agregan, cambian o eliminan datos, cada tarea con su tipo).

Para crear una consulta de selección hay dos vías. El Asistente para consultas sencillas (pestaña Crear, grupo Consultas) permite añadir hasta 255 campos de 32 tablas o consultas y, si hay campos numéricos, pregunta si quieres Detalles o Resumen (suma, promedio, mínimo, máximo o recuento). La vista Diseño (Crear, Diseño de consulta) da más control: añades las tablas, haces doble clic en los campos para llevarlos a la cuadrícula, escribes los criterios y ejecutas con Ejecutar.

Un formulario es un objeto que sirve para crear una interfaz de usuario para la base de datos. Un formulario dependiente está conectado directamente a un origen de datos (una tabla o una consulta) y permite introducir, editar o mostrar sus datos; uno independiente no está vinculado, pero puede contener botones de comando, etiquetas y otros controles. Los formularios dependientes sirven para controlar el acceso a los datos (qué campos o filas aparecen) y ayudan a evitar entradas incorrectas.

Las herramientas están en la pestaña Crear, grupo Formularios. Con la herramienta Formulario obtienes uno con todos los campos del origen, un registro cada vez; si existe una relación de uno a varios con otra tabla, Access añade una hoja de datos con los registros relacionados. El Formulario dividido muestra a la vez una vista de formulario y una de hoja de datos, sincronizadas. Varios elementos muestra varios registros como una hoja de datos, pero más personalizable. Formulario en blanco abre un formulario vacío con la lista de campos, y el Asistente para formularios deja elegir campos de varias tablas (si hay relaciones), el agrupamiento y la ordenación.

Un informe sirve para ver, dar formato y resumir la información de la base de datos: mostrar o distribuir un resumen de los datos, archivar instantáneas, aportar detalles sobre un registro concreto o crear etiquetas. Su origen de registros puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. Las herramientas están en Crear, grupo Informes: Informe (crea uno sencillo y tabular con todos los campos del origen), Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes (campos, ordenación, agrupación y diseño) y Etiquetas.

El diseño de un informe se divide en secciones, y la sección en la que colocas un control calculado determina cómo calcula Access el resultado. Por ejemplo, una suma en el encabezado del informe se calcula para todo el informe, y en un encabezado de grupo, para el grupo actual. Para agrupar, ordenar o totalizar, la vía más rápida es el botón derecho sobre el campo o el panel Agrupación, orden y total. También hay formato condicional y vista previa e impresión.

Para llevar datos de Excel a Access hay tres caminos: copiar y pegar en una hoja de datos, importar o vincular. En Microsoft 365, la pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular, tiene Nuevo origen de datos, Desde archivo, Excel. La pestaña solo aparece si hay una base de datos abierta.

Importar crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar la hoja de origen. Solo se puede importar una hoja de cálculo cada vez (o un rango con nombre, si solo quieres una parte). Access escanea las ocho primeras filas para decidir el tipo de datos de cada campo y puede tratar la primera fila como nombres de campo. Al anexar a una tabla existente, los nombres de columna deben coincidir exactamente con los de los campos y, si hay clave principal, los valores importados no pueden repetirse.

Vincular crea una tabla vinculada que muestra los datos de la hoja sin guardarlos en la base de datos. Los cambios hechos en Excel aparecen en la tabla vinculada, pero esta es de solo lectura en Access: para añadir, editar o eliminar datos hay que cambiar el archivo de origen. No se puede vincular a una tabla existente.

Exportar a Excel se hace con el asistente de la pestaña Datos externos, grupo Exportar: Access no tiene un comando «Guardar como» para Excel. Se pueden exportar tablas, consultas, formularios o informes, pero solo un objeto en cada operación, y no macros ni módulos. Con formato se exportan solo los campos y registros mostrados en la vista actual; sin formato (solo tablas y consultas) se exportan todos. Los informes solo se pueden exportar en el antiguo formato .xls. Para publicar una tabla o informe como PDF, la ayuda señala Datos externos, Exportar, PDF o XPS.

Comprueba que dominas el tema respondiendo sin mirar:

1. ¿Cuántas claves principales puede tener una tabla? Una, aunque puede estar formada por varios campos.
2. ¿Qué tabla necesitas para una relación de varios a varios? Una tabla de unión con dos relaciones de uno a varios.
3. ¿Qué evita la integridad referencial? Los registros huérfanos.
4. ¿Una consulta de selección guarda una copia de los datos? No: solo los muestra.

Para practicar con el formato real del ejercicio tienes los tests y los simulacros de Auxiliar (C2) y de Administrativo (C1). Para completar el bloque, mira las guías de Excel, Word, Outlook y Windows 11. El acceso completo se explica en precios.

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