Outlook 365 en el examen: correo, reglas de mensaje y libreta de direcciones

Outlook reúne en un mismo lugar el correo, los calendarios, los contactos, las tareas y las listas de tareas pendientes. La organización empieza por la cuenta de correo: si ya usaste una versión anterior en el mismo equipo, la configuración es automática; si no, se inicia la primera vez que abres Outlook y te pide nombre, dirección de correo y contraseña. Si falla, pedirá más datos, como el nombre del servidor de correo, que tu proveedor puede facilitarte. Para añadir otra cuenta más adelante, Archivo, Agregar cuenta.

La barra de navegación permite moverse entre las áreas principales, que la ayuda de Microsoft en español nombra Correo, Calendar, People y Tareas, y se puede personalizar desde Más, Opciones de navegación (número máximo de elementos visibles, navegación compacta, orden de los botones).

Panel de lectura. Está activado por defecto y muestra el mensaje seleccionado. En Outlook clásico, en la pestaña Vista, en Diseño, Panel de lectura, puedes ponerlo a la derecha o abajo, o desactivarlo. Desactivarlo solo cierra el panel en la carpeta actual; para varias carpetas, Vista, Cambiar vista y Aplicar la vista actual a otras carpetas de correo. En Opciones del panel puedes marcar los elementos como leídos tras unos segundos o activar la vista previa siempre.

Enviar y recibir. Las comprobaciones automáticas se producen al iniciar Outlook y a intervalos definidos; por defecto, con el equipo conectado, los mensajes se envían al pulsar Enviar. Para forzarlo: pestaña Enviar y recibir, Enviar o recibir todas las carpetas (la ayuda indica F9 como método abreviado). Enviar todos envía lo que hay en la Bandeja de salida sin comprobar mensajes nuevos, y Grupos de envío o recepción permite actuar sobre una sola cuenta.

En Outlook clásico, desde Inicio eliges Nuevo correo electrónico. Si hay varias cuentas aparece el botón De para elegir desde cuál se envía. Escribes el asunto y los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO; cuando hay más de uno, se separan con punto y coma. Mientras escribes, Outlook sugiere nombres de personas a las que ya escribiste (Contactos recientes y Otras sugerencias). También puedes pulsar Para, CC o CCO para elegir nombres de la libreta de direcciones.

Si no aparece CCO (copia carbón oculta), actívalo para este y los futuros mensajes con Opciones, Mostrar campos, CCO. Para adjuntar un archivo, en la pestaña Insertar elige Adjuntar archivo; con Elemento de Outlook puedes adjuntar otros elementos de Outlook, como mensajes, tareas, contactos o elementos del calendario. Antes de enviar conviene revisar la ortografía, y después pulsas Enviar. Si no encuentras el botón Enviar, es posible que aún no haya una cuenta configurada.

Las firmas se crean desde un mensaje nuevo (Firma, Firmas): cada una se asocia a una cuenta de correo y puedes elegir una por defecto para mensajes nuevos y otra para respuestas o reenvíos. Pueden incluir texto, imágenes, una tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o una imagen de tu firma manuscrita.

Estas tres acciones se confunden con facilidad, y la ayuda de Microsoft las define así. Responder envía el nuevo mensaje solo al remitente original. Responder a todos lo envía al remitente y al resto de destinatarios de las líneas Para y CC. Reenviar permite escribir un conjunto nuevo de destinatarios. Los botones están en la parte superior del panel de lectura, junto al borde derecho del mensaje o en la cinta principal, según la resolución de pantalla y la versión.

Cuando respondes, la línea de asunto se completa con «RE:» delante del asunto original, que puedes cambiar. En los tres casos puedes agregar o quitar destinatarios en Para, CC y CCO.

Outlook no es solo correo. Los datos adjuntos de un mensaje recibido se pueden abrir con doble clic desde el panel de lectura o desde el mensaje abierto, y guardarse después. Si el mensaje tiene varios, puedes guardarlos como grupo o de uno en uno: eliges el adjunto y usas Guardar como, en la pestaña Datos adjuntos o con el botón derecho.

Citas y reuniones. La ayuda de Microsoft insiste en que no son lo mismo. Una cita es una actividad programada en el calendario que no implica invitar a otras personas ni reservar recursos, como una sala de conferencias. Una reunión incluye a otras personas y puede incluir recursos, y las respuestas a las convocatorias de reunión llegan a la Bandeja de entrada. Los avisos aparecen en una ventana de alerta para que no se pase una fecha límite, y se pueden poner en mensajes, citas, contactos y tareas.

Contactos. Un contacto puede ser tan sencillo como un nombre y una dirección de correo, o incluir direcciones postales, varios teléfonos, una imagen y cumpleaños. Se gestionan en la sección People, con Nuevo contacto.

Tareas. Outlook permite combinar varias listas de tareas en una, recibir avisos y seguir el progreso. Se crean con Nuevos elementos, Tarea, rellenando el formulario y Guardar y cerrar.

Las reglas realizan automáticamente acciones específicas sobre el correo que llega a tu bandeja de entrada: cambiar su nivel de importancia, moverlo a otras carpetas o eliminarlo según criterios. Según la ayuda, cada regla necesita al menos tres elementos: un nombre, una condición y una acción, y puede incluir excepciones.

Crear una regla desde un mensaje (Outlook clásico). Botón derecho sobre un mensaje y la opción de crear una regla. Eliges una condición (por ejemplo, El asunto contiene) y qué hacer (por ejemplo, Mover el elemento a una carpeta), seleccionas o creas la carpeta y aceptas. Para aplicarla de inmediato, marca Ejecutar esta nueva regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual.

Crear una regla desde una plantilla. Archivo, Administrar reglas y alertas, Nueva regla. Eliges una plantilla (por ejemplo, para marcar los mensajes de alguien y hacer seguimiento), editas la descripción haciendo clic en los valores subrayados, avanzas con Siguiente por las condiciones y finalizas dándole un nombre. Si aparece el aviso de que algunas reglas solo se ejecutan cuando Outlook está activado, aceptas.

Gestionar reglas. En Archivo, Administrar reglas y alertas, pestaña Reglas de correo electrónico, eliges una regla y usas Cambiar regla para modificarla o Eliminar. Para suspenderla sin borrarla, desmarca su casilla. Una regla errónea aparece en rojo y se corrige haciendo clic en los vínculos de su descripción. Con Ejecutar reglas ahora eliges qué reglas aplicar, en qué carpeta (con o sin subcarpetas) y a todos los mensajes, a los leídos o a los no leídos.

La libreta de direcciones de Outlook es una colección de libretas o listas de direcciones creadas a partir de las carpetas de contactos, que sirve para buscar y elegir nombres, direcciones de correo y listas de distribución al dirigir un mensaje. Si usas una cuenta de Exchange Server, incluye la lista global de direcciones, con los nombres y direcciones de todos los usuarios con cuenta en ese servidor.

Usarla al escribir. En un mensaje nuevo, pulsa Para (o CC o CCO). Se abre la libreta: busca el contacto, selecciónalo, pulsa Para, CC o CCO para añadirlo al campo y acepta. También puedes abrirla desde Inicio, grupo Buscar, Libreta de direcciones: allí eliges la libreta que quieres ver, buscas por nombre o por todas las columnas y, con doble clic, abres la tarjeta de contacto.

Añadir otra libreta. En Archivo, Configuración de la cuenta, pestaña Libretas de direcciones, Nuevo. Puedes elegir un servicio de directorio de Internet (LDAP), para el que tu proveedor o administrador te da el nombre del servidor, o una libreta de direcciones adicional.

Una libreta personal. Crea una carpeta dentro de Contactos, abre sus Propiedades, ve a la pestaña Libreta de direcciones de Outlook y marca Mostrar esta carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico. Después aparece en la lista del cuadro Libreta de direcciones.

Grupos de contactos. En Outlook clásico, en la sección People, Nuevo grupo de contactos; escribes el nombre, Agregar miembros y Guardar y cerrar. Para modificarlo, doble clic sobre el grupo y Agregar o quitar miembros. Eliminar un grupo no elimina los contactos, solo el grupo. En el nuevo Outlook, estos grupos se llaman listas de contactos.

Comprueba el tema respondiendo sin mirar:

1. ¿Qué acción no incluye los datos adjuntos originales? Responder y Responder a todos; Reenviar sí.
2. ¿Qué tres elementos necesita toda regla? Un nombre, una condición y una acción.
3. ¿Dónde se gestionan las reglas en Outlook clásico? En Archivo, Administrar reglas y alertas.
4. ¿Qué pasa con los contactos al eliminar un grupo de contactos? Nada: solo se elimina el grupo.
5. ¿Cómo sabes si usas el nuevo Outlook? Por el botón Configuración de la esquina superior derecha.

Para practicar con el formato real del ejercicio tienes los tests y los simulacros de Auxiliar (C2) y de Administrativo (C1). Para completar el bloque, mira las guías de Excel, Word, Access y Windows 11. El acceso completo se explica en precios.

Sitio privado de preparación, sin relación con el INAP ni con ninguna Administración. Esta guía no sustituye al texto de la convocatoria, que es la única fuente de las condiciones del ejercicio.