Word 365 en el examen: estilos, tablas, combinar correspondencia y revisión

Según la ayuda de Microsoft, los estilos permiten aplicar rápidamente un conjunto de opciones de formato de forma sistemática en todo el documento. Están en la galería de estilos, un menú visual de la pestaña Inicio: seleccionas el texto y haces clic en el estilo que quieras. La ventaja se ve al modificar, porque todas las instancias de un estilo se actualizan automáticamente en todo el documento.

Hay tres operaciones que conviene distinguir.

Actualizar un estilo con un ejemplo. Selecciona texto que ya tenga el estilo (por ejemplo, Título 1), cambia su formato, haz clic con el botón derecho en el estilo de la galería y elige Actualizar [nombre del estilo] para que coincida con la selección. Todo el texto con ese estilo cambia.

Modificar un estilo en el cuadro de diálogo. Botón derecho en el estilo y Modificar. En la sección Formato cambias fuente, tamaño, color, alineación, interlineado o sangría, y decides si el cambio se aplica al documento actual o también a los documentos futuros.

Crear un estilo. Botón derecho en el texto con el formato deseado, menú Estilos de la minibarra y Crear un estilo. En el cuadro Crear nuevo estilo a partir del formato escribes un nombre y aceptas. Para que esté también en los documentos nuevos, botón derecho en la galería, Modificar y marcar Documentos nuevos basados en esta plantilla.

Una tabla de contenido en Word se basa en los títulos del documento. Coloca el cursor donde quieras que aparezca, abre Referencias, elige Tabla de contenido y selecciona un estilo automático. Si haces cambios que la afectan, botón derecho sobre la tabla y Actualizar campo.

La causa más habitual de que falten entradas es que los títulos no tienen formato de título. La ayuda propone seleccionar cada título, ir a Inicio, Estilos, elegir Título 1 y actualizar la tabla. Con un estilo de tabla manual, en cambio, Word no usa los títulos ni la actualiza automáticamente: pone un texto de relleno que escribirías a mano. Para personalizarla puedes cambiar la fuente, el número de niveles de título y las líneas de puntos entre las entradas y los números de página.

Para una tabla básica, ve a Insertar, Tabla y mueve el cursor sobre la cuadrícula hasta resaltar las columnas y filas que quieras. Para una tabla mayor, elige Insertar, Tabla, Insertar tabla y escribe el número de columnas y de filas. También puedes usar Dibujar tabla. Si ya tienes texto separado por tabulaciones, selecciónalo y elige Insertar, Tabla, Convertir texto en tabla.

Combinar celdas. Selecciona dos o más celdas adyacentes de la misma fila o columna y elige Combinar celdas en la pestaña de tabla, o botón derecho sobre ellas y Combinar celdas. Si no ves la opción, comprueba que has seleccionado varias celdas adyacentes.

Dividir celdas. Selecciona una o varias celdas, elige Dividir celdas y escribe en cuántas columnas o filas quieres dividirlas. Si la tabla no tiene bordes, activa Ver líneas de la cuadrícula.

La combinación de correspondencia crea un lote de cartas personalizadas, idénticas en diseño, formato, texto y gráficos salvo los elementos personalizados, como el saludo. Tiene tres ingredientes: el documento principal (el texto común), la lista de distribución de correo, que es el origen de datos con la información que Word usa para personalizar, y los campos de combinación, que marcan dónde va cada dato.

El proceso para cartas, desde la pestaña Correspondencia, sigue estos pasos:

1. Iniciar la combinación de correspondencia, elegir cartas y escribir el cuerpo de la carta.
2. Configurar la lista con Seleccionar destinatarios: una lista existente o una nueva escrita en Word.
3. Añadir contenido personalizado: Bloque de direcciones, Línea de saludo o campos sueltos con Insertar campo de combinación.
4. Obtener una vista previa con Vista previa de resultados y las flechas para recorrer los registros.
5. Finalizar y combinar: imprimir documentos, editar documentos individuales (para revisar cada carta) o enviar mensajes de correo electrónico.
6. Guardar: el documento mantiene la conexión con la lista y, al reabrirlo, Word pregunta si mantenerla (respondes Sí).

Al activar el control de cambios (pestaña Revisar) las eliminaciones se marcan con un tachado y las adiciones con un subrayado, con un color por autor. Si lo desactivas, Word deja de marcar los cambios nuevos, pero los que ya existen siguen en el documento. Puedes seguir los cambios de todos o solo los tuyos, y Bloquear seguimiento permite proteger con contraseña que otros lo desactiven.

En el grupo Marcado eliges cómo verlos: una vista simple con una línea roja en el margen, una con todas las marcas por revisor, una que oculta el marcado y muestra el documento con los cambios incorporados, y otra que muestra el original. Microsoft nombra estas vistas de forma distinta según la página (Revisión simple, Todas las marcas o Todo el marcado, Sin marcado o Ninguna revisión, El original), así que reconoce la idea, no el rótulo.

Para resolverlos, en Revisar, grupo Seguimiento, Aceptar y Rechazar actúan sobre un cambio y Word salta al siguiente; Siguiente y Anterior recorren los cambios sin decidir. Los desplegables ofrecen Aceptar todos los cambios y Rechazar todos los cambios. Con el botón derecho sobre una marca resuelves un solo cambio sin que Word se mueva.

Guardar como PDF. Si el archivo ya se guardó, ve a Archivo, Guardar una copia; si no, Guardar como o Guardar una copia. Elige la ubicación con Examinar, selecciona PDF en la lista desplegable y guarda. Con Más opciones y Opciones puedes elegir un intervalo de páginas, incluir las marcas de revisión, crear marcadores a partir de los encabezados, generar un PDF conforme a la norma ISO 19005-1 (PDF/A) o cifrarlo con contraseña. Compartir como PDF no garantiza que no se pueda editar: Word y otros programas abren y editan PDF.

Recuperar archivos. Si Word se cierra inesperadamente antes de guardar, el panel Recuperación de documentos se abre solo la próxima vez que abras la aplicación. Bajo cada archivo aparecen la fecha y la hora de creación; si hay varias versiones, probablemente te interesa la más reciente. Para los suscriptores de Microsoft 365, la ayuda indica que lo más seguro es guardar en OneDrive o SharePoint y usar el Autoguardado.

Imprimir. En Archivo, Imprimir tienes la vista previa, con flechas para cambiar de página y un control deslizante de zoom. Para imprimir solo algunas páginas, abre el desplegable de Configuración: Imprimir página actual o Impresión personalizada para escribir un intervalo. Para imprimir con comentarios y revisiones hay una opción específica; para imprimir sin ellos, elige antes en Revisar la vista sin revisión.

Barra de herramientas de acceso rápido. Contiene comandos independientes de la pestaña que esté activa en la cinta. Puede ir encima de la cinta, en la barra de título (es lo predeterminado), o debajo. Para añadir un comando, botón derecho sobre él y Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido; para quitarlo, Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido. También se gestiona en Archivo, Opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, donde se cambia el orden y se exportan o importan personalizaciones. Solo admite comandos, no puede mostrarse en varias líneas y Office no permite agrandar sus botones.

Cinta de opciones. Se contrae o expande con doble clic en cualquier pestaña. Puedes reordenar pestañas, crear pestañas y grupos personalizados y ocultar pestañas; solo se pueden quitar las personalizadas y no se puede mover ni ocultar la pestaña Archivo. Los cambios solo afectan al programa de Office en el que estás y no se puede cambiar el tamaño de la cinta.

Comprueba que dominas lo anterior respondiendo sin mirar:

1. Has cambiado el tamaño de Título 1 en Modificar estilo. ¿Qué pasa con los títulos ya escritos? Se actualizan todos, porque comparten estilo.
2. Falta un apartado en la tabla de contenido. ¿Causa más probable? Que su título no tenga estilo de título.
3. ¿Qué pestaña contiene Seleccionar destinatarios? Correspondencia.
4. ¿Qué diferencia hay entre ocultar y aceptar los cambios? Ocultar es temporal; para quitar las marcas hay que aceptarlas o rechazarlas.
5. ¿Qué panel se abre tras un cierre inesperado de Word? Recuperación de documentos.

Para practicar con el formato real del ejercicio tienes los tests y los simulacros de Auxiliar (C2) y de Administrativo (C1). Para completar el bloque, mira las guías de Excel, Access, Outlook y Windows 11. El acceso completo se explica en precios.

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